ZAPYTANIE OFERTOWE

Usługa badawcza – NGS bibliotek amplikonowych 120 prób i ich analiza bioinformatyczna

I.     Nazwa i adres Zamawiającego

UNIWERSYTET WARMIŃSKO – MAZURSKI W OLSZTYNIE

ul. Oczapowskiego 2, 10 – 719 Olsztyn

e-mail: kozlowska.anna@uwm.edu.pl

II.   Podstawa prawna udzielenia zamówienia

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w formie zapytania ofertowego zwanego dalej w skrócie „zapytaniem”, zgodnie z art. 11 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r.
poz. 1320).

III.  Opis przedmiotu zamówienia 

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usługi badawczej: polegającej na analizie NGS bibliotek amplikonowych 120 próbek kału oraz analiza bioinformatyczno-statystyczna (dane mikrobiomowe i inne metadane z badania).
2. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia zawarte jest w dokumencie ,,Formularz opis przedmiotu zamówienia” - Załącznik nr 1 do zapytania.
3. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: 73000000-2 Usługi badawcze
   i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze.
4. Zamawiający nie podzielił przedmiotu zamówienia na części, Wykonawca musi złożyć ofertę obejmującą całość zamówienia.

IV.  Termin wykonania zamówienia

Zamawiający wymaga, aby zamówienie zostało wykonane w terminie: sukcesywnie przez okres 20 miesięcy od daty zawarcia umowy.

V. Informacje o oświadczeniach i dokumentach jakie mają dostarczyć Wykonawcy:

Formularz ofertowy sporządzony wg Załącznika nr 2 do niniejszego zaproszenia.

Oferta winna być sporządzona w języku polskim, napisana na komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką.

VI. Termin składania ofert

Ofertę należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej w terminie do dnia 19.09.2025 r. do godziny 10:00 na adres email: kozlowska.anna@uwm.edu.pl

VII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

1. Wykonawca określi cenę oferty brutto w walucie PLN cyfrowo uwzględniając należny podatek VAT, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Zasada ta dotyczy również wszelkich obliczeń w ramach oferty.
2. Cena oferty oraz ceny jednostkowe muszą zawierać inne koszty realizacji zamówienia, ewentualne rabaty, upusty oraz potencjalne rodzaje ryzyka ekonomicznego które mogą zaistnieć a których strony mimo dochowania wszelkiej staranności nie można było przewidzieć.
3. Wykonawca jest zobowiązany do zastosowania właściwej stawki VAT zgodnie
   z obowiązującymi przepisami (Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11.03.2004 r.)
4. Wszystkie ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą podlegały zmianom.
5.  Jeżeli złożono Ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej Oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając Ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując stawki podatku VAT, która zgodnie z wiedzą Wykonawcy będzie miała zastosowanie.
6. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

VIII. Opis kryteriów ceny ofert, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty:

1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów   
   obliczonych w oparciu o ustalone poniżej kryteria:
2. Oferty zostaną ocenione za pomocą systemu punktowego, zgodnie z poniższymi kryteriami:                                           

Kryterium: Cena – 100%

Maksymalną liczbę punktów tj. 100 otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą całkowitą cenę za realizację zamówienia, natomiast pozostali Wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem:

gdzie:

C    – liczba punktów przyznanych Wykonawcy za Cenę;

C_N  – najniższa zaoferowana Cena;

C_OB – Cena zaoferowana w ofercie badanej.

1. Oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans (maksymalna liczba przyznanych punktów w oparciu o ustalone kryterium) zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów.
2. Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie stosował wyłącznie zasady i kryteria określone w niniejszym zapytaniu.

1. Pozostałe informacje:

1. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia bez podania powodu, szczególnie, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
2. O wyborze najkorzystniejszej oferty zostaną powiadomieni wszyscy Wykonawcy.
3. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży ofertę najkorzystniejszą
   z punktu widzenia kryteriów przyjętych w zapytaniu.
4. Zamawiający zawiadomi Wykonawcę, którego oferta została wybrana, o planowanym terminie i miejscu podpisania umowy.
5. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu
   z postępowania w przypadku zaistnienia okoliczności przewidzianych w art. 7 ust. 1 ustawy
   z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
6. Zamawiający przewiduje zaliczki.
7. Termin płatności wynosi 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
8. Ilość prób wskazana w opisie przedmiotu zamówienia stanowi tylko i wyłącznie potencjalne zapotrzebowanie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo, że zapłaci za liczbę faktycznie przekazanych do analizy prób. Zamawiający szacuje, że zrealizuje w 50% zamówienie wg Załącznika nr 1.

X. Ochrona danych osobowych zebranych przez Zamawiającego w toku postępowania 

1. Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.) – dalej: RODO – tym samym dane osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.
2. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Warmińsko-Mazurski                      w Olsztynie, ul. M. Oczapowskiego 2, 10- 957 Olsztyn, NIP 739-30-33-097,                               
3. Dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
   w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
4. Odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 Ustawy Pzp, a także art. 6 Ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
5. Dane osobowe Wykonawcy zawarte w protokole postępowania będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
6. Klauzula informacyjna, o której mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, znajduje się w Załączniku nr 2 do zapytania.
7. Zamawiający nie planuje przetwarzania danych osobowych Wykonawcy w celu innym niż cel określony w lit. b powyżej. Jeżeli administrator będzie planował przetwarzać dane osobowe
   w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane (tj. cel określony w lit. b powyżej), przed takim dalszym przetwarzaniem poinformuje on osobę, której dane dotyczą,
   o tym innym celu oraz udzieli jej wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa
   w art. 13 ust. 2 RODO.
8. Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu,
   do wypełnienia wszystkich obowiązków formalnoprawnych wymaganych przez RODO
   i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Należą do nich obowiązki informacyjne z:

- art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego,

- art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane Wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a które to dane Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego.

1. W celu zapewnienia, że Wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku
   z udziałem w postępowaniu, Wykonawca składa oświadczenie o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO – treść oświadczenia została zawarta w załączniku nr 2 do zapytania.
2. Zamawiający informuje, że:

- Udostępnianie protokołu i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia.

- W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (związanych
z prawem Wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem Wykonawcy do bycia poinformowanym
o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych
z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez Wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu), Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.

- Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia, o którym mowa
w art. 16 RODO (z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.

- W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

- W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania
o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

XI. Osoby uprawnione do komunikowania się z Wykonawcami

Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami w sprawach proceduralnych
w przedmiotowym postępowaniu – Anna Kozłowska, tel. 663 832 195, e-mail: kozlowska.anna@uwm.edu.pl

Wykaz załączników do zapytania:

1. Załącznik nr 1 - Formularz opis przedmiotu zamówienia.
2. Załącznik nr 2 - Formularz oferty.

Olsztyn, dnia 12.09.2025 r. 
Sporządziła: Anna Kozłowska